DMS - Privat - Ein Leben ohne lästiges Papier?


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Hallo zusammen, 

ich bin aktuell dabei meine persönliche Ablage mal wieder auf Vordermann zu bringen, bin also entsprechend abgenervt ;-) 

Heute ist bereits ein Aktenvernichter verstorben, da er den Anforderungen nicht mehr stand halten konnte. 

Am liebsten würde ich zukünftig sämtliche Eingangspost einfach Scannen und dann direkt dem Aktenvernichter zuführen, da es nur wenige "Originale" gibt die man zwingend aufheben müsste. 

 

Nun stellt sich mir die Frage was die cleverste und günstigste Lösung ist... 

Eine Ordnerstruktur auf dem NAS ist natürlich eine Möglichkeit, aber das suchen ist nicht gerade komfortabel und zeitgemäß ist das natürlich auch nicht mehr.

 

Ich habe mir daher mal ecoDMS angesehen da ich 89 EUR noch für einigermaßen moderat empfinde, im Gegensatz zu monatlichen Gebühren. 

Allerdings hatte ich mir ein wenig mehr von ecoDMS erhofft, da man so nur PDF's verwalten kann und somit seine Ausgangsschreiben dennoch extra ablegen muss. Um Doks per E-Mail importieren zu können müsste man dann nochmal zusätzlich 99 EUR berappen. 

 

Den rudimentären Standard den man hier also für 89 EUR bekommt, könnte man ähnlich und kostenfrei in der Nextcloud abbilden. 

Alternativ könnte man sich auch einfach ein gesondertes Mailfach einrichten in welchem man sich eine entsprechende Ordnerstruktur anlegt, die Durchsuchbarkeit könnte man sich hier mit dem E-Mail Text etwas vereinfachen.  

 

Habt ihr eure private Ablage bereits digitalisiert? Wie macht ihr das, bzw. was nutzt ihr dafür? 

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Guten Morgen,

ich hatte genau das gleiche Problem. Ich nutze jetzt paperless ng.  Schau mal hier in den Community Applications

https://github.com/jonaswinkler/paperless-ng

Alles was jetzt reinkommt wird gescannt automatisch von paperless erfasst und ist sofort über Suchfunktion auffindbar.

Email Integration alles möglich.

Nichts mehr suchen müssen 👍

 

Beste Grüße und viel Erfolg

Averall

Edited by Averall
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Ich verwende docspell: https://docspell.org/ und https://github.com/eikek/docspell

Da es keine Unraid Templates dafür gibt, habe ich (mir) welche erstellt inkl. Installationsanleitung: https://github.com/vakilando/unraid-docker-templates

Es gibt einen (kleinen) docspell Thread im Forum:

...und wenn du das Gefühl hast im obigen docspell-thread fehlt was....hier ist der Anfang:

 

Ich möchte docspell nicht mehr missen.... Besonders die Anzahl der unterstützen Dateitypen (pdf, doc/x, xls/x, ods, odt, eml, rtf, html) haben mich überzeugt

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Vielen Dank euch beiden, werde mir beide Lösungen mal ansehen!

Muss sagen bei Docspell gefällt mir die Obefläche schon ein wenig besser 🙂 

Ich habe mich jetzt erstmal entschieden eine Ordnerstruktur in meiner Nextcloud anzulegen, mit Elastic lässt sich auch ganz gut suchen. 

Somit habe ich erstmal einen Anfang und einen Workflow den ich schnell umsetzen kann und der auf all meinen Endgeräten sofort läuft.  

Die Inhalte kann ich später dann ja sehr gut in eine neue Lösung übernehmen.

 

Dann kann mein Canon ImageFormula DR-2010M nun so richtig loslege, bis der neue Aktenvernichter da ist 🙂

 

Was habt ihr noch so an Aktenordnern in den Schränken? 🤪
Habe aktuell noch 11 von 18 und möchte auf max. 2 besser 1 und am liebsten 0 🙂

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#

5 hours ago, fritz_hh said:

Muss sagen bei Docspell gefällt mir die Obefläche schon ein wenig besser 🙂

Ja, Oberfläche, Unterstützung vieler Dateitypen, Autotagging und Autoimport war für mich ausschlaggebend.

Die "Klassifizierungmethode" mit Tags/Correspondent Org,Person/Concerning Person,Equipment ist etwas tricky, aber gut gelöst, wenn man sich ein "Modell" ausdenkt.

 

5 hours ago, fritz_hh said:

Was habt ihr noch so an Aktenordnern in den Schränken? 🤪
Habe aktuell noch 11 von 18 und möchte auf max. 2 besser 1 und am liebsten 0 🙂

....zu viel.... Ich habe erst mal die ganzen Mails mit Rechnungen importiert (ca. 400).

Jetzt werde ich Stück für Stück die Ordner mit den ganzen sonstigen Papierrechngen einscannen, dann alles andere spezifische wie Gesundeheit, Wohnung, Arbeit, ....

Allerdings werde ich die Papierversionen noch ein wenig länger aufheben - fühle mich ein wenig unwohl so ganz ohne Papierbackup.

Ich mache zwar regelmäßige DB und Doscpell-Backups / -Exports, aber dennoch......Papierbackup.

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Hallo noch mal,

docspell sieht auch interessant aus. Vielleicht installiere ich es mal und schaue es mir an. Zur Zeit reicht mir aber paperless ng satt und genug.

Arbeite erst seit 2 Wochen damit. Füher habe ich alles eingescannt, PDF umbenannt und in Ordner sortiert. Grausam.

Jetzt kommt alles auf den Scanner, über Scan to folder zu paperless und vergessen. Ist ein bisschen kniffelig die Tags und Typen und Korospondenten anzulernen aber klappt jetzt alles.

Ich denke manche Sachen kann man nicht schreddern, 1 Aktenordner wird wohl immer übrig bleiben.

 

Viel Spaß, egal welches du nimmst.

 

Beste Grüße

Averall

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Ahoi @Averall

durch deinen Thread bin ich auch auf Paperless aufmerksam geworden.

Die ersten Testläufe waren auch gut.Nun wollte ich mal einen Paperless Absturz simulieren. Hab Paperless deinstalliert frisch installiert nun kann ich nicht mehr auf meine eingesannten Dokumente zugreifen. Weil im Reiter "Anzahl Dokumente gesamt" bei mir 0 steht. Die Dokumente sind zwar im Array im Ordner vorhanden aber nach der neuinstallation findet der die nicht mehr. Ich denke der muss die Datenbank neu einlesen, nur wie mache ich das?

 

LG

 

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Hi,

Ich denke wenn du kein Backup hast musst die PDFs neu einlesen lassen. 

Aber dann sind natürlich deine Einstellungen für Tags u.s.w. nicht mehr vorhanden.

Bitte korrigiert mich wenn ich da falsch liege, ich bin auch kein Experte und arbeite mich gerade erst in alles ein.

Ich sichere regelmassig den paperless Ordner. Da ist alles drin. 

 

Beste Grüße

Averall

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Ahoi

Alles was eingelesen wurde ist auch noch vorhanden. Was PL-ng auch selber angelegt hat sprich Ordner,Thumnails etc. ist verfügbar. Ich kann von überall im Netzwerk zugreifen. Nur im PL-ng Gui nichts zu sehen weil der nicht weiss wo die Daten liegen. Wenn man dem sagen könnte hier und da liegen die Dokumente bitte neu einlesen müsste es doch klappen. Mein Problem ist wie bringe ich PL-ng dazu daß der die Datenbank,Ordnerstruktur usw neu einliest?

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Wo sind denn die Unterschiede zwischen Paperless-ng und Docspell?

 

Paperless-ng läuft aktuelle ohne Probleme, bin aber noch ganz am Anfang, so dass ich noch Wechseln würde.

 

Als einzigen Unterschied konnte ich bisher Multiuser ausmachen. Dies wird aber nicht benötigt. Bei Paperless stört mich lediglich die Tatsache, dass die Email Anbindung bei GMail nicht wirklich Ideal ist. Hier schein Docspell deutlich weiter zu sein.

 

 

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Was meinst du mit "nicht ideal"

Ich habe mir eine eigene Mailadresse für paperless gemacht, hab eigene Domain, und wenn ich wirklich mal was per mail da reinschicken will leite ich es einfach dahin weiter.

Das meinste schicke ich einfach als PDF in den consume Ordner

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Eigentlich wollte ich meine Hautmailadresse bei paperless hinterlegen. Das klappt auch im prinzip. Leider muss man dann bei Gmail aktivierrn, dass man weniger gesicherten Apps den Zugriff erlaubt. Zumindest laut der Beschreibung wäre dies bei Docspell nicht notwenig.

 

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  • 2 weeks later...

Zu DMS hätte ich mal ne Frage.

Wie werden eure Dokumente gescannt? Einen Scanner habe ich nicht und habe das mit den Dokumenten relativ simple gelöst.

Ich habe einen User inkl. Ordner erstellt der nur für Dokumente zuständig ist und wenn eine Rechnung etc. reinflattert wird das mit der "Dateien" App von Apple direkt in den Ordner gescannt. Anschließend wird das Dokument in den passenden Ordner geschoben.

 

Kann man Dokumente bei den üblichen DMS per Handy scannen und verwalten?

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Ein wenig offtopic, wenn zu sehr, ignoriert es bitte. Ich möchte allerdings genau da hin, wo ihr offensichtlich schon seid, also auf as paperless as possible umstellen. Keine gehobenen qualitativen Anforderungen, sondern was so im Privathaushalt (kein Business) anfällt. Dafür fehlt mir allerdings noch die passende Scan/Printkombi, idealerweise LaserSW. Da ich mich schon seit Jahren nicht mehr mit dem Thema Drucker/Scanner befasst habe: Könnt ihr da ein Gerät empfehlen? Es muss angesichts der vergleichsweise geringen Mengen (sowohl Scan als auch Druck) nicht unglaublich schnell sein. Schön wäre allerdings, wenn ich ihn direkt am Router bzw. per Wifi bedienen könnte, also ohne vorher einen Rechner anwerfen zu müssen - Dokument drauf, scannen, automatisch aufs Unraid-Array. 

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2 minutes ago, Ford Prefect said:

@Jannedie Brother MFC Modelle können eigentlich alle FTP oder SMB, gibt es mit LAN und/oder WiFi.

Automatisch auf Array ist aber generell so eine Sache...Standard ist da eher immer kopieren, also musst Du zum Scan aufs Array ein par Tasten/Menüs durchklicken.

Danke, schau ich mir gleich mal an. Ein bisschen rumklicken am Scanner/Drucker würde mich nicht stören, so lange ich nicht einen Rechner anwerfen und manuell rumschieben muss.

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  • 2 months later...

Ich klinke mich mal ein, da ich auch aktuell sowas suche,,

 

Ich habe einen ScanSnap ix1600, der ist super. naja,fast..

 

Ich experimentiere auch grad mit paperless-ng unter Unraid rum... Ansich eine tolle Sache, nur bei manchen PDFs, die ich hochlade, also da tut sich nichts mehr, und am Ende muss ich den ganzen (Unraid-)Server neustarten... Auch nicht Sinn der Sache....

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On 8/13/2021 at 6:13 PM, KrisAusEU said:

Ich experimentiere auch grad mit paperless-ng unter Unraid rum... Ansich eine tolle Sache, nur bei manchen PDFs, die ich hochlade, also da tut sich nichts mehr, und am Ende muss ich den ganzen (Unraid-)Server neustarten... Auch nicht Sinn der Sache....

 

Hi,

was sagt denn die Protokolldatei warum er das PDF nicht anpackt?

 

Beste Grüße

Averall

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